5 A hatékony belső vezérlőelemek összetevői

A belső ellenőrzéseket úgy definiáljuk, mint a csalás, a vállalati erőforrások megóvását és a törvények és rendeletek betartását biztosító folyamatot. A belső kontrollok csak akkor hatékonyak, ha azokat az orvosi rendelő sajátos igényei határozzák meg, végrehajtják, felügyelik és mérik, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a tervek szerint működnek.

Az orvosi rendelőnek proaktív megközelítést kell alkalmaznia az alkalmazottak szabálytalanságainak megelőzésére és észlelésére a belső ellenőrzésekre vonatkozó politikával. A megelőzés és a felderítés nagyon fontos szerepet játszik minden belső ellenőrzési folyamatban a kockázat bizonyos szintjének minimalizálásával.

1

Bérleti gyakorlat

A legjobb orvosi rendelők felvétele hatékony módja a belső ellenőrzési folyamat megerősítésének. Az illetékes, megbízható és megbízható munkatársak bérbeadása a pályázók alapos megvizsgálásával csak jó üzleti értelemben. A háttérellenőrzések és a referenciaellenőrzések könnyű módja a rossz almák kiesésének, és bizonyos emberek megakadályozásának a munkát kérni.

Bár a korábbi munkáltatók nem adhatnak más információt, mint a foglalkoztatási státuszt és a rehabilitációra való jogosultságot, kérhetik, hogy a pályázók a korábbi felügyelők vagy munkatársak elérhetőségeivel kapcsolatos részletesebb információkat kapjanak. A háttérellenőrzések, beleértve a hitelellenőrzéseket is, részletezik a kérelmező személyes történetét.

2

A feladatok elkülönítése

A feladatok elkülönítése megakadályozza, hogy egy munkavállaló felelős legyen a pénzügyek kezelésével kapcsolatos több tranzakcióért. Ha egy alkalmazottnak pénzt kell kezelnie, akkor egy személynek engedélyeznie kell bizonyos tranzakciókat, egy másik, a feldolgozásért felelős személyt, és egy másik személyt a megbékélésért és a nyilvántartásért. Ez biztosítja, hogy senki ne végezzen olyan feladatot, amelyet egy másik személy nem észlel vagy nem vizsgál.

A feladatok elkülönítése megnehezíti az esetleges pénzösszegek elvesztését, függetlenül attól, hogy az orvosi rendelő recepcióján vagy adminisztratív szintjén van-e. Amikor az alkalmazottak tudják, hogy minden folyamatot nyomon követnek és figyelnek, ösztönzi a pontosságot és a becsületességet a feladatok elvégzésében.

3

Dokumentáció

Minden pénzügyi tranzakciónak papíralapú nyomvonalnak kell lennie. A dokumentáció nemcsak a cselekvések írása vagy dokumentálása, hanem az összes pénzügyi nyilvántartás, például számlák és fizetési átutalások másolatai. Az alkalmazottak figyelmét fel kell hívni arra, hogy soha nem végeznek szóbeli kérelemre vonatkozó tranzakciót.

Az érvényes dokumentáció tartalmazza a hivatalos orvosi rendelőlapokat, levélpapírokat vagy számlákat, és szükség esetén aláírással kell engedélyezni. A csekkeknek mindig számlát kell tartalmaznia, valamint a visszatérítéseket, a pénzátutalásokat vagy a kifizetéseket. A készpénz csak akkor fogadható el, soha nem adható ki, kivéve, ha a beteg megváltoztatja. A készpénzes dobozok egyeztetését dokumentálni kell minden műszak kezdetén és végén.

4

Fizikai és elektronikus védelem

A széfek, riasztórendszerek, kamerák és zárak használata segíthet az orvosi rendelőnek az adatok, a készlet, az eszközök és a pénz megőrzésében.

1. Tartsa az összes pénztárcáját, csekket és nyugtázó könyvet, amely az orvosi rendelő személyzetének korlátozott hozzáférését biztosító széfbe van zárva. A kombinációkat rendszeresen módosítani kell.

2. Riasztórendszereket kell működtetni az óra és a nem működő napok után.

3. A kamerákat minden bejáratnál és kijáraton, a recepción lehet elhelyezni és a széf felé irányítani.

4. Mindig tartsa az ajtókat az ellátó helyiséghez és / vagy a gyógyszertár szekrényéhez, és csak bizonyos területekre engedhessen hozzáférést.

Az elektronikus biztosítékok magukban foglalják a jelszavak használatát és csak a felhatalmazott személyzet hozzáférésének korlátozását.

5

Monitoring műveletek

Bármely belső ellenőrzési folyamat hiányos lenne a műveletek figyelemmel kísérése nélkül. A belső ellenőrzések nyomon követése a napi műveletek felülvizsgálatát jelenti annak biztosítása érdekében, hogy a folyamatok megfelelően működjenek.

1. Készpénzegyeztetés

2. Számla vagy diagramellenőrzés

3. Ellenőrzés a jelentések összehasonlításával

4. Rendszeres leltárellenőrzések

Alapvető fontosságú, hogy minden folyamatot szorosan figyeljünk, de mindenekelőtt az orvosi rendelőnek:

1. Szabályok és célok létrehozása

2. Közölje velük az összes személyzetet

3. Rendszeresen adjon visszajelzést