5 Fontos előkészítő funkciók

Egy orvosi rendelő recepciója nagyon elfoglalt hely lehet. A recepció személyzete elengedhetetlen az orvosi rendelő zökkenőmentes működéséhez. A recepció személyzete általában recepciós és / vagy orvosi asszisztensekből áll, és az orvosi rendelő méretétől függően egy személy mindkettő lehet. A klinikai feladatok mellett a recepció öt adminisztratív feladatot lát el:

1. Köszöntő betegek
2. A telefon megválaszolása és kezelése
3. A találkozók ütemezése
4. Interoffice kommunikáció
5. Külső levelezés

1

Üdvözlő betegek

A betegek köszöntése nem csak arról szól, amit mondasz, hanem arról is, hogy hogyan kommunikál a betegekkel. A recepció felelős azért, hogy a betegek szívesen fogadjanak.

A recepció az első benyomás, amit a beteg az orvosi gyakorlat meghívásakor vagy meglátogatásakor kap. Fontos, hogy a recepció kivételes ügyfélszolgálatot biztosítson, és az orvosi gyakorlat pozitív képviseletét adja.

Íme a betegek üdvözlésének egyéb módjai:

• Válaszol a telefonra, miközben udvarias, következetes módon tartja a megfelelő telefon etikettet
• A recepciót tisztán és szervezetten tartja
• Regisztrálja az új betegeket, és frissíti a betegek demográfiai adatait a betegek részletes, a személyes és pénzügyi információkat tartalmazó információk összegyűjtésével
• Elősegíti a betegek áramlását azáltal, hogy értesíti a betegeket a betegek érkezéséről, tisztában van a késésekkel, és kommunikál a betegekkel és a klinikai személyzettel
• Udvariasan reagál a betegek, a leendő betegek és a látogatók érdeklődésére

2

Kezeli a telefont

Bár a telefonos udvarias és következetes módon történő válaszadás az üdvözlő betegek részét képezi, az nem a recepció telefonos felelősségének egyetlen kötelessége.

• Bejövő hívások: A bejövő hívások a beteghívásokból, a telemarketerekből, a gyógyszerismertetőkből, más orvosokból és sok másból állnak. A recepciónak megfelelő telefon etikettet kell használnia a telefonok kezelése során, a kommunikációs készségek használatával: legyen aktív hallgató, jó telefonmodell, képernyőhívás, tapintat, kérdéseket feltenni és bizalmasan kezelni.
• Kimenő hívások: Előfordulhat, hogy a recepción ki kell hívnia a kimenő hívásokat, hogy megvitassák a páciens találkozását, a külső találkozókat vagy az átutalásokat, vagy rendeljenek rendeléseket. Az orvosi rendelő képviselőjeként ugyanolyan fontos, hogy megfelelő telefon etikettet használjunk.

3

Ütemezés ütemezése

A kitűnő betegélmény és a beteg zavartalan áramlása érdekében hatékony ütemezés szükséges. A legtöbb orvosi rendelő olyan ütemezési szoftvert használ, amely egyszerű és egyszerű ütemezést tesz lehetővé.Azonban a recepciónak képesnek kell lennie arra, hogy a lemondásokat vagy a nem megjelenítéseket töltse ki, és hatékonyan kommunikálhasson a betegek és az orvosok számára a menetrend változásairól.

4

Interoffice kommunikáció

Az orvosi rendelő recepciója olyan, mint egy kommunikációs központ. A legtöbb interoffice-kommunikáció a recepción megy keresztül, különösen, ha a beteghez kapcsolódó adminisztratív feladatokat lát el.

A leghatékonyabb kommunikáció a leghatékonyabb és világosabb. Függetlenül attól, hogy emlékeztetőben, írásos kommunikációban, belső irodai e-mailben, egy interakcióban vagy csoportos beállításban van-e, fontos, hogy a témához ragaszkodjunk, és ne tegyük ki a pontot.

A hatékony interoffice kommunikációhoz szükséges alapvető készségek a következők:

• Telefon etikett
• Vevőszolgálat
• Alapvető szó és excel programok
• Idő beosztás
• Szervezeti készségek

5

Külső kommunikáció

A külső kommunikáció potenciálisan kommunikálhat a gyártókkal, más orvosgyakorlatokkal, biztosítótársaságokkal és más vállalkozásokkal. Ez szükségessé teheti a kimenő telefonhívások elvégzését, professzionális betűk beírásával, faxolással és levelező levelekkel.

Az irodai eljárások ismerete, amelyet általában egy üzleti program tanúsítványából vagy társult diplomájából kapnak, beleértve az adminisztratív folyamatokat és eljárásokat, a követelések feldolgozását, a beteg diagramok elkészítését és az alapvető számítógépes ismereteket. Az elsődleges adminisztrációs segítségnyújtás és az irodai berendezések megfelelő működtetésének fontossága fontos a front office sikeréhez.